現場のノウハウを簡単共有!ナレッジ管理には社内Wikiを使おう

組織の中で情報やナレッジを共有するツールの一つとして、社内Wikiがあります。オンライン百科事典Wikipediaのように、情報の索引を社内に作って集約することで、誰でもアクセスしやすい情報を、可能な限り手間をかけずに共有しようとする仕組みです。この社内Wikiを実現するサービスはいろいろありますが、今回は人気ツールの一つConfluenceを例に解説します。

社内Wikiとは?

そもそもWikiとは、Webサイトのコンテンツ管理システム(CMS)の種類の一つ。マークアップ記法に従って記述することで、ユーザが簡単にページを作ったり、編集できるのが特徴です。それを組織内で使う社内Wikiは、組織内のナレッジやノウハウなどを集約して共有するツール全般を指す総称です。 社内Wikiに重要なのは、誰もが使いやすいツールであることと、必要な情報を集約できることです。単なる情報のストックツールではなく、日々の業務でもストレスなく作成・更新ができ、必要な情報が簡単に見つけられることが求められます。社内Wikiを上手く利用すれば、現場のナレッジやノウハウなどを探し出す時間を短縮できます。社内のあちこちに情報を点在させるのではなく、特定のシステムやツールに集約して共有することが重要です。

社内Wikiのメリット

社内Wikiを導入する主なメリットは以下の3つです。 前述の通り、社内に点在していた情報も一元管理できます。ナレッジも集約でき、業務に関する情報を効率よく共有できます。品質の改善にも繋がるので、属人化しやすいシステム運用の現場で得られるスキルも、サイロ化するリスクを避けられます。もちろん、資料を作る工程は必要ですが、コストを掛けてでも品質改善のために有効です。 そして、ナレッジ共有やノウハウ継承は、人材育成コストの低減にも繋がります。コロナ禍で現場のOJTも難しい昨今、社内Wikiに資料を集約できれば育成コストや時間も抑えられます。

  • ナレッジを集約することによる業務の効率化
  • ノウハウの継承による中長期的な品質改善
  • 人材育成コストの低減と時間の最適化

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Confluenceを利用した社内Wikiの作成術

では、実際にConfluenceを使って社内Wikiを作成する手順を解説します。ステップや操作は至ってシンプルです。

  1. 小規模なトライアルでお試し導入 Confluenceは、基本的に利用人数と単価によって利用料金が決定されます。利用人数が増えるほどボリュームディスカウントされるので、導入するなら全社で利用した方が費用対効果は高くなります。10ユーザまでなら無料で利用できるトライアルがあるので、まずは数人のチーム内や、部署を横断した有志の間でトライアルを試してみるのがいいでしょう。
  2. サイトとスペースを作成してスタート アカウントの発行が完了すれば、管理者が最初にすべきはサイトとスペースの作成です。Confluenceは、サイトと呼ばれる大きな単位の中に、スペースと呼ばれる区切りを作って利用します。基本的には、サイトは全社で1つ、スペースは部門単位などに区切って運用します。 社内Wikiを作成する際は、このスペースの作成が鍵を握ります。作成時の観点は主に以下の通りです。 ・部門単位(情報システム部門・営業部門・総務部門など) ・顧客単位(A株式会社・B株式会社・Cホールディングスなど) どちらがいいのかは一概にはいい切れないので、社内ユーザのニーズを踏まえ、適切なものを選択しましょう。なお、ユーザは複数のスペースに横断的に参加できます。
  3. ページを追加して公開し、管理・運用 社内で共有する具体的な情報をページに記載していきます。ページの作成は、ブランクページからスタートする以外にも、最初からリストや画像の挿入場所が指定されたテンプレートまで、いろいろな方法があります。情報をわかりやすく掲載するには、文字だけではなく写真や図表を交えたり、適切なテンプレートを利用するといいでしょう。

なお、ページには親子関係の設定が可能です。まずはメインとなる親ページを作成し、そこに具体的な内容を記載した子ページを関連付けられます。メインのページに多くの情報を記載するのではなく、子ページを上手く活用して情報を整理・管理しましょう。

また、Confluenceは、ページの本文やタイトル、日付、投稿者など、いろいろな要素をキーにした柔軟な検索が可能です。そのため、検索のしやすさ・されやすさを意識した文言や表記にすることをお勧めします。一般的な用語や平易な表現にする一方、社内で使いやすければいいので、社内用語やプロジェクト用語、略号など、専門的な内容を求める現場のエンジニアにも届きやすい記述で書いておくのがお勧めです。

この他、マークダウンや正規表現への対応なども事前に確認しておくと、導入から運用までがスムーズです。

社内Wikiを使う場合の注意点

社内Wikiを作成する場合は以下に注意しましょう。

  • ページの管理者を決める
  • 同じ内容のページを複数作成しない
  • 情報を陳腐化させない

まず、ページの管理者を決めることは最も重要です。ユーザごとに権限を設定し、無意味なページが乱立しないように運用を考慮しなければなりません。気をつけたいのが、同じ内容のページを複数作成しないこと。内容が重複すると、どうしても内容にズレや矛盾が生じ、ユーザの利便性が下がってしまいます。ページの管理者は、内容が重複するページが作成されないように管理することが必要です。 また、情報の鮮度と正確性を保ち、陳腐化させないことも重要です。ナレッジとして共有しているにも関わらずその情報が古ければ、意味がないばかりか、悪影響を与える可能性すらあります。可能な限り最新の情報を維持し、社内に有益なナレッジを共有しましょう。

地味ながら重要な、社内Wikiという環境

社内にある貴重な情報を集約するためのツールとして、社内Wikiは有用です。Wikiという仕組み自体が私たちの生活に根付いていることもあり、ユーザとしての学習コストが掛からないのも魅力です。いろいろな社内Wikiの構築ツールがあり、組織の規模や業種に関係なく、比較的簡単に使い始めることができます。スモールスタートして、ルールなどを検討しながら社内に展開すれば、ナレッジ共有のいいツールとなるはずです。

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