上手くいかないリモート会議を成功させる7つのヒント!

新型コロナウイルスへの対応で、本格的にテレワーク(リモートワーク)に取り組み始めた企業も多いでしょう。従来から在宅勤務制度があったり、日頃から複数の拠点でリモート会議をしていた企業なら、ナレッジが社内に蓄積され、メンバーも慣れていたかもしれません。
しかし、対面が当たり前だった企業が、いきなり取り組んでも上手くいかず、結局、出社と組み合わせざるを得なくなった企業も多いはずです。特に、会議での意思疎通や意志決定が難しいことが徐々にわかってくるものです。一日に何度もリモート会議に参加した日は、リアル会議の頃よりも、何だかグッタリしていませんか?この記事では、リモートで会議をスムーズに進めるための方法を考えましょう。

実は難しい!?リモートで会議を開く上での課題とは?

テレワークの中でも特にリモート会議(Web会議)は、運用ノウハウによって大きな差が出ます。一見、双方向のコミュニケーションはできても、直接顔を合わせないため、上手く運用できないという声も多いようです。そこで、課題と解決策を考えてみます。

  •  リテラシーが低い社員がシステムを使えず、スムーズに進行できない。
  •  運用担当者が問い合わせで忙殺される。
  •  参加者の反応がわかりづらく、本当に聞いているか不安になる。
  •  複数の人の発言が重複して、タイミングが取りづらい。
  •  常に自分の表情が画面に映ることで、緊張感が続く。

1.会議のスタート前に、サポート時間を確保する

メンバーのITリテラシーに差があるのは、ある程度は仕方ありません。ただ、サービスをスムーズに操作できないと、開始が遅れたり、途中で混乱してしまいます。慣れない内は、会議の開始前15分程度を、サポート時間に確保しておきましょう。操作に不安を感じるメンバーを、進行補佐役の運用担当者が事前にサポートすれば、本番の会議もスムーズに進行できます。

2.配布資料はメールやグループウェアで事前に共有

資料は、メールやグループウェアで事前に共有しておきましょう。普段は資料を紙で配布している場合にも、データで代用します。リアル会議の場合は、発表者が資料を配布し、同じ資料をプロジェクタにも映して説明するスタイルがありますよね?リモート会議だからといって、普段の方法を大きく変える必要はありません。

3.音声が重複すると聞き辛いので、一定のルール作りを

リモート会議で難しいのが、発言するタイミングを見計らうこと。回線速度やデバイスのスペック、使うサービスなども関係しますが、参加者の人数が多くなると、複数の人が同時に発言してしまって、聞き辛くなりがちです。これを回避するには、発表者が一通りの発表を終えるまで待ち、質問者は挙手してから発言したり、質問もチャットツールで受け付けるような工夫をしましょう。進行補佐役が質問を箇条書きレベルでまとめると、全体に共有しやすくなります。

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4.共有した方がいいのは、お互いの顔よりも資料

カメラは、相手の表情や反応を確認するには有効ですが、前述のように、配布資料を事前に共有しておく方がメンバーの理解に役立ちます。さらに当日、画面でも共有する工夫をするだけで、会議をスムーズに進行できます。

5.対面よりも、気持ちオーバーリアクションでOK

リモート会議の場合には反応が確認しずらいために、うなづきやジェスチャーなど、やや大袈裟に反応するぐらいでちょうどよくなります。これには、参加者の理解と協力、慣れが必要です。

6.会議室と在宅との情報格差を無くす工夫

リモート会議で起こりがちなすれ違いが、社内にいるメンバーと、在宅から会議に参加しているメンバーとの間で情報格差が生まれること。リアルの会議室で何気なくしている言動も、実は情報共有の妨げになってしまいます。ホワイトボードを映して在宅からの参加者にも確認できる状態にしたり、次に説明する雑談の時間を確保したり、メンバー全員に情報が共有できるように配慮しましょう。

7.雑談タイムを設けてリモートでも連帯感を維持

不安なときこそ、ちょっとした会話が心を落ち着けます。リアルだと、会議の前後でちょっとした雑談ができますよね?それと同じように、少し余裕を持たせて、参加者同士が軽く対話できる機会を用意しましょう。前述のサポート時間は、雑談タイムとしても活かせます。

会議もリモートでスムーズに進めて意思疎通を!

リモートで会議をすれば、感染リスクを低く抑えた上でチームのメンバーが参加でき、柔軟な働き方に対応できます。対面では発言機会が少なかったメンバーの声を拾えたり、プラスの面もあります。

もちろん、対面のコミュニケーションがいかに重要だったかを、再認識することにもなります。情報システム部の担当者が進行補佐役を担えば、プロジェクトの進行と対人関係も同時に把握できます。非常時が日常化しつつある今、丁寧なコミュニケーションを心掛け、会議だけでなくシステム運用全体もできるだけスムーズに進行していきましょう。

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