システム運用をアウトソース!?コストや効率化だけじゃない真価とは?

システム運用をアウトソース!?コストや効率化だけじゃない真価とは?

一般的に、アウトソーシングといえば、人事などの総務や給与計算などの事務処理、ヘルプデスクなどを外部に業務委託する、BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)が一般的です。自社のリソースを専門分野に集中させる経営戦略ですが、企業のビジネスの根幹を支えるITサービスも例外ではありません。

アウトソースの4つの形態

ITサービスのアウトソースには、規模や範囲によって、大きく4つの形態があります。今回はシステム運用について考えてみます。

・システム運用アウトソース

サーバやOS、ミドルウェアなどの、システム運用業務を中心に外部委託する形態です。サービスデスク業務を含むことも。

・フルアウトソース

業務機能の「(ほぼ)すべてお任せ」。システム運用に限らず、企画や要件定義、開発など全体を委託する場合や、システムの基本設計などコアな部分だけは自社で担当し、それ以外を外注するケースも。

・ハウジング

委託業者が提供するデータセンタなどにある、サーバやネットワーク、電源などを「間借り」して、自社サーバをその中で運用する形態です。

・ホスティング

ハウジングよりもさらに依存度が高く、サーバ自体も委託業者が所有している領域を借りる形態です。Webサーバの運用などでも知られます。

 

システム運用がアウトソースされる理由

組織のビジネスに直結するシステム運用を外部委託する背景は、以下のようなものが考えられます。

・ITサービスの高度化・複雑化

ITサービスは非常に複雑になり、複数が連携することもあり、専門知識やノウハウを持つ人材が必須です。

・ワークスタイルの変化

働き方改革や、コンプライアンス意識の高まりなどを受け、組織と従業員の関係も変化しています。企業としては、優秀な人材にばかり負荷が集中することは避けたい一方、人材を内部で育成している余裕もありません。

・IT人材不足

しかも、人手不足は深刻化しています。対策として導入したはずのサービスも、担当者が他の業務を兼任したり「一人情シス」が常態化していると、新たなリスクとなります。また、優秀なシステム運用エンジニアほど、人件費が高止まりします。

過酷に思われがちな「ひとり情シス」による運用は、本当に不幸なのか?
https://un4navi.com/efficiency/19013/

・SaaS型サービスやクラウドの充実

ネットワークの高速化などで、自前でインフラを用意しなくても簡単に、必要なサービスだけを利用できる環境が増えています。

・事業継続計画の一環として

大規模災害や事件に対応した、ディザスタリカバリ(DR 災害復旧)対策の一つとしても有効です。

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システム運用をアウトソースするメリット

システム運用をアウトソースするメリットには、以下のような点があります。

・コスト削減を期待できる

社内に大掛かりな情報システム部を持つ必要がないので、人や資金などの経営リソースを本業に集中投下できます。また、高度なエンジニアを雇用する必要がない分、人件費や教育研修に関するコストも圧縮できます。

システム運用のコスト削減(1)- コストが掛かる理由はコレ
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システム運用のコスト削減(2)- コストを見直すポイントはココ
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・本業に集中できる

豊富なノウハウを持つ外部の専門会社に、ITシステム周りをすべて任せられます。監視や運用、保守、問い合わせなどに振り回されることがありません。

・情報を一元管理できる

高度なスキルを持つプロが、情報を効率的かつ適切に一元管理します。社内の部署がそれぞれ独自の手法で運用していたり、組織改編で異なるサービスを使っていた場合には、さらに効果があります。

・システム変更にも柔軟

自社の環境に合った機能を選べます。SaaS型のサービスであれば、使う機能やライセンス数などを自由に組み替えることで、社内の体制変更や商品の拡充などに対応できます。

 

システム運用をアウトソースする時の注意点

実績と経験が豊富なパートナーと一緒に、運用設計から取り込むことで、リスクは最小化できます。

・想定外で発生するコストがある

自社にとって本当に何が必要なのか精査していないと、コストダウンを期待していたはずが、増えてしまうことすらあります。

・通常業務とは別の作業負担がある

業務を外部に委託するには、詳細な資料や準備、調整などを、本業と並行して進めなければならず、一時的に作業負担が増えます。進行管理も重要。

・セキュリティ上のリスクがある

情報漏洩には敏感にならざるを得ませんが、ここは前述の、情報の一元管理と表裏一体です。

・ノウハウが社内に蓄積されない

外部サービスを使う範囲が広いほど、社内にノウハウが貯まりにくいのは事実です。しかし、属人化してしまうと、ノウハウを抱えた人材の流出という、別のリスクも。

 

アウトソーシングのチェックポイント

アウトソーシング先やサービスは、以下のような点を基準に判断しましょう。

・設計や提案から対応してくれるか?

単なる外部サービスを使うだけなら、パッケージソフトウェアを自分でインストールして使うのと大差ありません。ただの外注先ではなく、自社のビジネスを深く理解した上で、現在の業務の改善や、今後を見据えた新しい提案は不可欠です。

・自社で抱えている問題解決に寄与するか?

同じ人員でも運用効率がアップしたり、本来の業務に近い立場で業務を俯瞰できるようになるなど、具体的な成果につながるかをチェックしましょう。

・必要な作業内容や範囲、手順、スケジュールなどが明確か?

具体的に、どの作業をどの程度までアウトソースするのか、フォーマットや確認方法、責任分担などを明確にしておくことは、コストの最適化に不可欠です。

・既存の業務フローに取り入れやすいか?

既存の業務に大幅な変更を加えなくても、アウトソースしやすいか。社内の他のシステムと連携させられるように、カスタマイズも含めて重要なポイントです。

・実際の操作画面やトライアルはあるか?

サービスは、資料を見ただけでは、実際の操作性はわかりません。毎日使うシステムだからこそ、微妙な使い勝手が日々の業務に大きく影響します。現場の担当者自身が、自社環境で安全に、一定期間、試せることが重要です。

・サポート体制は安心か?

平日日中のコアタイムだけでなく、24時間365日、人が対応してもらえる窓口があれば非常に安心です。

効果はコストダウンだけじゃない!

アウトソーシングと聞けば、真っ先にコストが気になる経営者もいらっしゃるかもしれません。しかし、単に今オーバーフローしている業務を外注するだけであれば、新しい発見やチャンスは生まれません。
システム運用をアウトソースする真のメリットは、自社の強み・弱みをはっきりと認識し、経営リソースを最適なバランスで配置し、ITシステムに強い外部パートナーを選ぶことで、変化に強い組織を作るきっかけにすることです。自社の置かれている状況や目指すべき姿をイメージして、息の長い関係を築ける信頼できるアウトソース先を選びましょう。

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