運用ルールがもうヤバい…テレワークを後追いメンテするには

コロナ禍に突入して早3年。新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、テレワークでの運用ルールを取り急ぎ作った会社は多いのではないでしょうか。急速な変化に対応するために「暫定版」のような感覚で作成したものの、結局そのままになっていませんか?年度が変わるタイミングで運用ルールを見直す機会はあったはずですが、メンテナンスはできているでしょうか?
今回は、放置した結果、メンテナンスが追いつかず手遅れになりつつある、テレワークの運用ルールについて解説します。

テレワークの運用ルール、その理想と現実

一般的に、運用ルールとは定期的に見直され改訂されるべきものです。現状との整合性を取るために、半年や1年など定期的に見直すのがいいでしょう。必ずしも改定する必要はありませんが、ルールが有効に機能するには定期・不定期のチェックは不可欠な作業です。
テレワークは環境の変化が激しいので、通常の運用ルールよりも細かな見直しが必要ですが、コロナ禍になってから一度も見直しできていない現場もあるのではないでしょうか。放置する時期が続くとルールが陳腐化してしまいます。ルールを逸脱した運用が見過ごされ続けるのはもはやルールの意味をなさないので、後追いでもメンテナンスをしなければなりません。運用ルールは作って終わりではなく、メンテナンスが必要であることをこの機会に再認識しましょう。

運用ルールの前に社内ルールの確認や調整を

運用ルールの見直しにあたってはいくつかのポイントがあります。
まず、社内ルールがテレワークに適しているか確認しておきましょう。運用ルールは社内ルールを踏まえて作成されるのが一般的であり、前提となるルールがあるかどうかは非常に重要です。
ただ、社内ルールを変更するには総務や人事部門などIT部門以外の協力が必要となり、全社的に大きな負担が生じます。年度初めなど、多忙な時期に他の部門にも負荷を強いながら進めるのは、現実的ではありません。まずは情シスの範囲内で、パソコンの利用やセキュリティルールを見直し、そこから必要に応じた横展開を目指しましょう。

管理者がルールとその対象者を明確に示す

対象者が明確になっていないことが原因で、『このルールが自分に適用されるとは思っていなかった』とトラブルになるケースも数多く見られます。テレワーク環境の変化で対象者が変わったにも関わらず、運用ルールが追いついていないからです。
社内の関係者にも運用ルールを適用する場合は、管理者の設置が必須です。後追いで定めたルールでも(後追いだからこそ)徹底させるためには、管理者が明確に指導する体制が不可欠です。

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出勤とリモートで同じルールに固執しない

そもそも、出社しての業務とテレワークにはデバイス管理やセキュリティ対策、ネットワーク、勤怠管理などに大きな違いがあります。これらを全く同じルールで管理しようとするのは無理があるので、別々のルールを設ける方向で考えるのが現実的です。それぞれの働き方に適した業務があるため、ここ数年間で得られた溜め込んだナレッジを活かして、運用ルールを定めるのがいいでしょう。
この時、KPTフレームワークを用いて、「予定通りできたので続けること(Keep)」「思い通りの運用にならなかったこと(Problem)」「改善を試すこと(Try)」を半年程度で評価しながら、ルール化していく手法もあります。テレワークによる理想と課題を洗い出し、チャレンジングにルールを定めていくのです。

運用ルールのメンテナンスと一緒に自動化を

何もメンテナンスしないまま放置するよりは、後追いでもする方がまし。しかし、人間が運用したり作業する部分が多ければ多いほど、将来的にまた見直さなければならないルールも増えてしまいます。
今後、数年単位でコロナ禍の対策が必要になるだろうともいわれている現状を考えると、テレワークの運用ルールは、一過性ではなく継続的に必要だと考えられます。
これを折角のチャンスだと考えれば、システム運用の自動化もオススメします。運用の自動化は全社的ではなく、情シス部門だけで完結できるルールも多いはずです。新たな予算が必要になったり他部門への影響がなければ、下期や年度の初めなどのタイミングで運用を見直したり新しく導入する価値はあるでしょう。

運用ルールも時代の変化に追いつこう

新たな変異株の蔓延や厳しいロックダウン、新薬への期待、対人コミュニケーションと意思疎通の課題…。世の中の変化により、テレワークを取り巻く環境は日々変化しています。欧米のテック企業などの方針変更にも見られるように、当初はテレワーク一択と考えていた企業も、在宅と出勤のハイブリッドな働き方に切り替えている企業が増えています。
ただ、日々の業務に忙殺されている情シスは、このような流れから遅れを取っているケースが多く、後追いでルールをメンテナンスせざるを得ないはずです。テレワークの暫定版の運用ルールがそのまま放置され、陳腐化しているケースは往々にしてあります。そのような状況が危険なことは、情シス担当者自身が薄々気付いています。この2年間で得た経験や発見した課題を明文化し、今からでも現実的かつ正しい運用ルールとして整備していきましょう。

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