メールやSNS、自動電話で受信できる強み:通知

この連載ストーリーの背景

佐藤 一郎(42)

アリガチシステムズの情報システム部門チームリーダー。コロナ禍2年目の体制をどう再整備して、チームだけでなく会社のビジネスに貢献していくかが、今の課題。



鈴木 武士(31)

同部門所属のシステム運用エンジニア。転職入社したての中堅で、前職ではエンタープライズ系の経験もある。チームと自分の価値をより高めるには?



(株)アリガチシステムズ
従業員300人の中堅企業。情報システム部門はわずか5人だが、これまでは限られた人材だけで何とか運用管理してきた。しかし、問題はこの先どうするか…。

前回のやり取り

本当に必要なメールだけ賢くフィルタリング:抽出
https://un4navi.com/uom/21146/

メールだけでなく、SNSや自動電話も通知手段として使える!

—チーム全体のビデオ会議が一旦終わった後で

 

統合型システム運用管理サービスUOMの「抽出」機能で、監視サービスからのアラートメールを効率的にフィルタリングできることはわかった。
でも、それでも重要なアラートをつい見逃したりしないのかな?

 
 

結局、システム運用は人間としてのエンジニアが関わる仕事ですし、人にミスは付きものですからね。UOMは、重要度に合わせて複数の通知手段を組み合わせられるので、そのリスクはかなり減らせると思います。

 
 

メールは、抽出された本当に重要なアラートだけが送信されてくるので、見逃しも減らせるんだよね?

 
 

はい、前回の「抽出」で絞り込まれて本当に必要なアラートだけが、メールで配信されます。

 
 

例の、97%は実は無駄なので、残りの3%さえ処理すればOKというやつだね。

 
 

そうです。さらに、UOMでは通知先としてSNSが使えるんです。特に、若いメンバーはソーシャルネイティブですし、PCのメールを確認できない移動中でも受け取れるなら、その方が導線としてスムーズでしょう。

 
 

確かに、PCが手元にない移動中でも気がつけるから、これはかなり現実的だね。これならいちいちメーラーを開かなくてもサクサク使えるし。

 
 

だと思います。Webhookに対応しているサービス—例えば、SlackやMicrosoft Teams、Chatworkなどに通知を送れます。

 
 

それなら、一般の組織のビジネスニーズはほぼカバーできそうだ。

 
 

はい。通知先は便利に選べます。
しかし佐藤さん、もう一つお勧めの、UOMならではの通知手段があるんですよ!画面共有しますね。

 
 

それがこの自動電話か!実は私も、鈴木さんから提案されて、統合型システム運用管理サービスを一通りチェックしてみたんだけど、自動電話まであるのは一部に限られていたような…。

 
 

流石ですね!そうなんですよ。このUOMの大きな特徴の一つが、メールとSNSだけでなく、自動電話までサポートしている点です。

 
 

これは心強いなぁ。電話は今もコミュニケーション手段の王道だし、障害を検知して発生したアラートを、迅速かつ確実に通知してくれる手段として、電話は魅力的だ。

 
 

はい。設定した内容に応じて自動音声でコールが掛かってきます。内容は、UOMがアラートの発生を検知した事実だけです。なので「#」をタップして受諾すれば、いちいち聞く必要もないんです。

 
 

電話の間隔は、アラートを集約して10分間に1回にできるのか。メンバーのシフトも、カレンダーで勤務日や勤務時間で設定できる、と。でも、もし応答できなかったらどうなる?

 
 

チームで輪番を決めておけば、誰かが対応できなかったら次の人へ自動的に回るんですよ。最大で、グループを2巡まで回せます。標準だと連絡先は5件、グループは3件まで登録できますから、うちのチームだと十分でしょう。

 
 

なるほど。今は、働く場所も時間もいろいろ多様化して複雑になっているから、この辺りの機能はとても便利に使えそうだ。メールとSNS、さらに自動電話までサポートしていれば、通知の見逃しは限りなくゼロに近づくね。

 
 

そうですね。例えば、軽視してもいいアラートはメールやSNSで、緊急性があるアラートは電話で、というような使い分けもできそうです。

 
 

しかも、必要ないメンバーにまで届いてしまう心配もないし。まぁ、運用エンジニアとしては、絶対に逃げ場がないというプレッシャーにもなりそうだけど…(涙)。ちなみにうちは、奥さんからのメッセージを3回ぐらい無視すると、大体コールが掛かってくる…。

 
 

…そのインシデントは、早めに対応した方がよさそうですね(笑)。システム運用全体が効率化できれば、結局はメンバーのストレスも減らせると思います。

 

UOMの通知機能を利用するメリット

UOMの通知機能には、システム運用保守業務の基本であるインシデント通知を受け取ってどう対応するか、現場のニーズに応えるいろいろな機能があります。通知方法も、業務体制に合わせてカスタマイズ可能です。
IIJが10年以上培ったノウハウに基づいて、不必要なアラートを除外して重要なアラートだけを通知するので、無駄な作業が大幅に軽減されます。

  • アラート発生時に、メール/SNS/電話で自動的に障害を通知。アラートの種類ごとに通知手段を設定できる。
  • SNSは、SlackやMicrosoft Teams、Chatworkなど、Webhookに対応したサービスに、メッセージの送信が可能。
  • 自動電話も、チームのメンバー間で勤務体系に合わせて回せるため、重大なアラートを見落とさない。

UOMの通知機能の基本設定

UOMの通知機能は、連絡先と通知方法を設定するだけで使えます。デフォルトは通知先として登録された箇所だけですが、業務や体制に合わせて自由にカスタマイズできます。

電話通知の設定画面:通知内容に合わせて、連絡先などを設定することが可能です。

システム運用の現場が知りたいTIPS

通知は業務に合わせて対応しやすいように、様々な設定で対応できるようにしております。細かく設定できますので、UOM導入後に業務とすり合わせ、最適な方法にカスタマイズしてご利用ください。※設定変更はUOM画面からいつでも対応することができ、即時反映されます。

連絡先を複数用意して順番にコールしたい
・ 障害・通知連絡先設定 https://manual.iij.jp/uom/usersguide-config/17895045.html  
※特に手順4 「電話連絡優先度」の設定は電話を掛ける順番を設定できますので大変便利です。
・ アラート通知/対応設定 https://manual.iij.jp/uom/usersguide-config/17895065.html

● 営業日・営業時間のみコールしたい
・ 電話連絡カレンダー設定 https://manual.iij.jp/uom/usersguide-config/17895047.html
・ 障害・通知連絡先設定 https://manual.iij.jp/uom/usersguide-config/17895045.html    
※ 特に手順4 「対応日」のカレンダー設定で必要な日程に連絡を回避することができます。
・ アラート通知/対応設定 https://manual.iij.jp/uom/usersguide-config/17895065.html

●コール順番を担当者持ち回りにしたい
・ 障害・通知連絡先設定 https://manual.iij.jp/uom/usersguide-config/17895045.html  
※特に手順4 「電話連絡優先度」の設定+「対応日」の輪番設定は、業務シフトに合わせて組めるので担当以外に通知をしないなどを対応日と合わせて対応できます。
・ アラート通知/対応設定 https://manual.iij.jp/uom/usersguide-config/17895065.html

● 通知内容を統一したフォーマットにしたい
・ 障害・通知連絡先設定 https://manual.iij.jp/uom/usersguide-config/17895045.html
・ 通知フォーマット設定 https://manual.iij.jp/uom/usersguide-config/17895051.html
・ アラート通知/対応設定 https://manual.iij.jp/uom/usersguide-config/17895065.html
 ※特に手順3 「メールフォーマット名称」or「自動電話フォーマット名称」の設定は、重要性のある通知を逃さないための対応ができる情報になっています。

● アラートごとに通知方法を変えたい
・ 障害・通知連絡先設定 https://manual.iij.jp/uom/usersguide-config/17895045.html
・ アラート通知/対応設定 https://manual.iij.jp/uom/usersguide-config/17895065.html
 ※特に手順3 「初報連絡先グループ名/連絡方法」の設定は、初報の通知を受け取る人を制限できるので、内容を判断して業務の振り分けをしたり、初報が必要ない人に通知が届き、関係者内で混乱することを避けるのに役立ちます。

自社環境に合わせて、自由に設定して使いたい!選べるUOMの柔軟なパック

  • 「ベーシックパック」「アドバンストパック」「エンタープライズパック」などから自由にお選びいただけます。
  •  監視や自動オペレーション、レポート生成、ジョブ管理機能など、機能と数量に合わせて選択可能です。
  • 一部の機能はオプションで追加したり、台数やポイント数によるカウントで、費用体系も柔軟です。

詳細:https://www.iij.ad.jp/biz/uom/plan.html

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  • 長年の豊富な運用実績を持つIIJが、システム運用のノウハウをテンプレート化。個別運用設計が不要です。
  • システム運用の初動を自動オペレーションで実行します。自動電話により、夜間休日でもお客様に通知します。
  • 監視・運用の初期設定をIIJで代行します。運用開始後は、コントロールパネルから設定を変更できます。
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